Họp nhóm

1. Chuẩn bị những thứ cần thiết :
- Đặt ra mục đích rõ ràng, thực tế. Xây dựng lịch trình ( = Mind map )
- Chuẩn bị trước tài liệu, nội dung
- Xác định địa điểm tổ chức

- Danh sách những người tham dự.    
- Thống kê vai trò của những người tham gia cuộc họp và những điều bạn mong đợi ở họ. Việc này “bắt buộc” những người tham dự thu thập tất cả những thông tin có liên quan mà họ cần mang tới cuộc họp.
2. Mở đầu :
- Truyền đạt mục tiêu và kết quả mong muốn tới tất cả những người tham dự cuộc họp.
- Làm rõ những cách thức tham gia và giao tiếp trong cuộc họp mà bạn mong muốn.

- Đặt ra những nguyên tắc cơ bản (Tiêu chuẩn): Mind map, Brain storming, 6 thinking hats
    Khi nào cuộc họp dừng lại và kết thúc.
    Các thành viên sẽ được nghe bàn thảo như thế nào.
    Các mâu thuẫn, xung đột sẽ được giải quyết như thế nào.
    Mong đợi những gì ở mỗi thành viên.
    Những chủ đề chỉ được lưu hành nội bộ.
    Hãy thể hiện rằng bạn thực sự đánh giá cao các ý kiến, nhận định và chất vấn của mọi người.
- Xác định thời gian kết thúc cuộc họp

3. Dẫn dắt cuộc họp :
    - Sử dụng brainstorming techniques, Mind map, 6 thinking hats
    - Ghi lại những ý tưởng và lưu ý trên các biểu đồ minh họa

4. Kết thúc cuộc họp :
  - Tổng kết lại nội dung
  - Phân công công việc một cách cụ thể. Hãy chắc chắn rằng mọi người đang chuyển từ “bàn bạc” sang “hành động”.
  - Thời gian, ngày, nơi chốn cho lần họp kế.

  - Góp ý chung và riêng cho từng người
  - Kết thúc với một lời phát biểu tích cực


  - Lịch sự cảm ơn sự tham gia và đóng góp của mọi người trong cuộc họp

 
  - Giám sát tiến trình thực hiện các bước đi tiếp theo.
5. Nội dung tối thiểu cơ bản của biên bản cuộc họp:
    - Thời gian, ngày, nơi họp và chủ toạ cuộc họp
    - Tên của tất cả thành viên dự họp và thành viên vắng mặt (cùng với lý do vắng mặt).
    - Toàn bộ các nội dung thảo luận, các quyết định chủ chốt, các hành động cụ thể, nhiệm vụ được phân công cùng thời gian hoàn thành của các thành viên
    - Thời điểm kết thúc họp

- Tổng hợp -