1. Đặt mục tiêu cho bản thân :
Đặt mục tiêu cho bản thân rất quan trọng để bạn quản lý thời gian hiệu quả, vì những mục tiêu giúp bạn định hướng rõ ràng cho con đường sự nghiệp. Khi đã biết rõ nơi muốn đến, bạn có thể chủ động cho những việc cần ưu tiên. Việc lập mục tiêu cũng giúp bạn quyết định đâu là việc đáng để dành thời gian và đâu là những thứ chỉ gây xao lãng. Hãy nhớ đặt mục tiêu theo quy tắc SMART: Specific – Cụ thể, Measurable – Đo lường được, Attainable –Khả thi, Relevant – Phù hợp, và Time-bound – Có thời hạn xác định.
2. Lên danh sách những việc cần làm :
Năm phút vào buổi tối: Hãy ngồi xuống và suy nghĩ về những gì bạn cần làm ngày mai. "Những gì bạn thật sự có thể làm để hướng đến mục tiêu của mình và để sau một ngày nhìn lại bạn thấy mình đã làm việc rất năng suất và thành công?" Bregman viết trong cuốn sách của ông. "Sau đó, hãy đưa những điều đó ra khỏi danh sách công việc phải làm của bạn và sắp xếp chúng vào lịch làm việc cụ thể của bạn."
3. Thiết lập sự ưu tiên :
A. Quan trọng và khẩn cấp : Nếu không thanh toán cho khách hàng ngay trong tuần này sẽ bị cắt hợp đồng mua vật liệu cho công trình sắp thi công. Nếu không quyết định giá nhanh trong sáng nay sẽ bị đối thủ cướp mất hợp đồng...
B. Quan trọng nhưng không khẩn cấp : Giữ gìn sức khỏe, không hút thuốc nhiều hoặc thức quá khuya, giữ quan hệ tốt đẹp và bền chắc với khách hàng và nhà cung cấp, kiện toàn lại bộ máy doanh nghiệp...
C. Khẩn cấp nhưng không quan trọng : Một khách hàng tiềm năng vừa mới quen yêu cầu trả lời ngay lập tức một vấn đề cần thời gian chuẩn bị lâu dài hoặc bưu điện yêu cầu đóng cước điện thoại di động ngay nếu không mai sẽ cắt chiều gọi đi.
D. Không khẩn cấp và không quan trọng : Đi uống bia với bạn bè, mua một bộ veste mới, đổi điện thoại di động...
Chuyên gia Anna nói rằng: “Bạn chỉ có hai cánh tay và một cái đầu vì vậy vác ba, bốn bao tải cùng lúc là điều không thể. Chính vì vậy, một chính sách mà bạn cần thi hành là ưu tiên những việc quan trọng nhất và tập trung hết tốc lực vào nó. Bạn có thể sẽ được sếp giao cho giải quyết cùng lúc hai hoặc ba nhiệm vụ và tất cả đều cần được hoàn thành một cách tốt nhất. Hãy suy nghĩ và tìm ra đâu là việc làm quan trọng hơn cả và thực hiện nó đầu tiên, sau đó là các bước tiếp theo”.
4. Xác định khoảng thời gian cho mỗi công việc :
Chúng ta nên xác định khoảng thời gian cho mỗi công việc và thời gian bắt đầu, kết thúc. Và một điều rất quan trọng là các bạn sẽ thắc mắc là trong khi thực hiện công việc này lại bị công việc khác quan trọng hơn xen vào thì làm thế nào?
Theo nghiên cứu chúng ta nên trừ khoảng thời gian 20% để dự phòng. Đừng quên những việc nhỏ, nhưng tập trung chúng lại. Chớ để cho các việc nhỏ trôi đi, tốt nhất là dành 30 phút mỗi ngày cho các công việc này. Nhưng đừng để phải mất công nhiều lần chạy đi chạy lại ra máy photocopy, và dành các cuộc điện thoại để một lần nhấc máy gọi luôn thể. Hãy tách thời gian ra những khoảng thời gian nhỏ để tận dụng tối đa nó.
Đánh giá hậu quả trong trường hợp không hoàn thành công việc đúng thời hạn.
5. Chia công việc thành những việc nhỏ hơn :
Quản lý các dự án lớn bằng cách chia thành các phần nhỏ và dễ quản lý hơn. Không ai dám tự nhận mình là “chuyên gia giải quyết chuyện lớn” và cũng không có người nào thuộc loại chỉ để làm chuyện nhỏ. Đừng choáng ngợp trước những dự án đồ sộ, hãy tách thành các tiểu dự án và sẽ thấy công việc đơn giản hơn.
6. Chia thời gian thành những khoảng nhỏ :
Ý tưởng này liên quan đến việc tách thời gian làm việc thành những khoảng 25 phút, bởi vì đó là khoảng thời gian mà bạn tập trung hiệu quả nhất. Tác giả của phương pháp này, nhà kinh doanh và cố vấn Francesco Cirillo gọi khoảng nghỉ này là "pomodoros."
Phương pháp này trở nên phức tạp khi bạn nghiên cứu sâu hơn vào nó, nhưng hãy bắt đầu bằng việc quyết tâm hoàn thành nhiệm vụ này. Tiếp theo, cài đặt đồng hồ đếm giờ cho 25 phút và làm việc cho đến khi nào đồng hồ kêu. Sau đó, nghỉ ngơi năm phút. Sau khoảng 4 lần như vậy, bạn nên nghỉ ngơi dài hơn (15-20 phút).
7. Phân phối công việc 1 cách hợp lí :
Nhận diện tổng thời gian đang có
8. Đánh giá lại công việc :
Tắt máy tính của bạn và xem xét ngày hôm nay đã diễn ra như thế nào. Hãy tự hỏi mình những câu hỏi như: Ngày hôm nay tôi đã làm được những gì? hay Tôi đã học được những gì?...
9. Chia sẻ công việc :
Cộng tác và hợp tác
Các đồng nghiệp của bạn đều mong muốn công việc do bạn đảm trách được hoàn tất đúng hạn mà không có bất cứ trì hoãn nào. Tất nhiên, với họ bạn cũng có suy nghĩ này. Vì vậy, để đảm bảo nhất, hãy luôn dành thời gian “dôi ra” cho các khung thời gian dự kiến để có thể linh hoạt xử lý bất cứ những trục trặc nảy sinh trong quá trình thực hiện. Chẳng hạn nếu ngày cuối cùng phải hoàn thành công việc của bạn là ngày 25 thì hãy cố gắng để mọi thứ xong xuôi vào ngày 23.
10.Quản lí năng lượng :
Biết quản lý thời gian không chỉ có nghĩa trong vấn đề công việc, nó còn liên quan tới chuyện lập thời gian biểu cho những khoảnh khắc thư giãn, giải lao, lên giây cót lại tinh thần cũng như thể chất. Hãy tự biết thưởng cho bản thân sau mỗi lần hoàn thành nhiệm vụ công tác. Đơn giản chỉ là thư giãn đôi chút với một tách cà phê sau khi đọc xong bản báo cáo kỹ thuật hay lập kế hoạch nghỉ ngơi, vui chơi cùng gia đình sau khi hoàn tất một công việc...
Tận dụng thời gian để thành công
Bạn cần hết sức kiên quyết trong vấn đề chú trọng việc tận dụng thời gian trong công việc. Nên tránh thái độ trì hoãn, duy trì mức độ tập trung cao nhất và rèn luyện khả năng tổ chức tốt công việc, làm được như thế, bạn sẽ khiến các cộng sự ghi nhận năng lực cũng như tôn trọng bạn. Thành công sẽ đến với những người chăm chỉ làm việc và biết quản lý tốt quỹ thời gian vàng ngọc của mình.
11. Dành thời gian nghỉ sau bữa trưa :
Sau nhiều giờ làm việc, bạn sẽ bắt đầu cảm thấy mệt mỏi. Cho dù chúng ta có thể làm việc suốt buổi trưa mà vẫn đạt hiệu quả tốt, nhưng điều đó không phải là sự lựa chọn tối ưu. Vấn đề quan trọng là bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn nhiều đến nhường nào. Vì thế nếu bạn dành thời gian nghỉ trưa, thậm chí dù chỉ 15 phút cũng là cho mình cơ hội để nạp đầy năng lượng để giải quyết công việc buổi chiều một cách hiệu quả hơn.
Trước khi cuốn sách “Làm việc chỉ với 4 tiếng/tuần” - một trong những cuốn sách bán chạy nhất, giúp Timothy Ferriss trở nên nổi tiếng thì ông đã được biết đến như một nhà doanh nghiệp, một nhà phát triển và phân phối các sản phẩm thể thao có trụ sở tại San Jose, Calif.
Ông đã làm việc 15 tiếng một ngày và cảm thấy thật sự kiệt sức. Trong một bài báo được đăng trên tạp chí Fortune Small Business, ông viết: một trong những điều tuyệt nhất đến với ông là việc ông khám phá ra phương pháp làm việc của nhà kinh tế Vilfredo Pareto. Ông Vilfredo đã cho rằng rằng 20% dân số nắm giữ 80% tài sản quốc gia nước ông. Sau đó nhiều người nhận ra rằng nguyên tắc này có thể được áp dụng trọng nhiều lĩnh vực ví như công việc kinh doanh của các công ty, nơi mà 80% lợi nhuận đến từ 20% khách hàng.
Ông Ferriss nhận thấy rằng chỉ 5 trong số 120 khách hàng đã đóng góp tới 95% tổng thu nhập của công ty ông. Và ông cũng hiểu rằng việc kinh doanh của ông là hướng vào họ. Điều này đã đặt ra câu hỏi cho các nhà doanh nghiệp khác: nguồn lợi tức chính của họ đến từ đâu? Và liệu họ có chắc chúng đến từ đó không?
12. Trả lời email ngay lập tức :
Hãy đọc nó một lần và hồi âm ngay khi có thể. Đừng đọc xong rồi xếp sang một bên và quay ra làm việc khác. Làm như vậy, công việc của bạn thường không dứt khoát và rất dễ bị bỏ sót.
Hạn chế kiểm tra hòm thư. Bạn không nên kiểm tra email liên tục, trừ trường hợp công việc của bạn yêu cầu phải tương tác liên tục qua email. Hãy tính xem, mỗi lần báo thư đến, bạn kiểm tra và trả lời cả những thư không cần thiết, bạn sẽ lãng phí khoảng 5 phút. Với vài lần như vậy trong ngày, bạn sẽ lãng phí tới cả một giờ làm việc. Thay vào đó, hãy dành một khoảng thời gian nhất định trong ngày để kiểm tra và trả lời thư.
13. Nói "không " với mạng xã hội :
Nếu không dùng trong công việc, hãy lên các trang mạng xã hội như Facebook, Twitter... khi ở nhà. Đừng nghĩ rằng mình chỉ lên kiểm tra tin nhắn, bạn có thể click vào những đường link hấp dẫn, xem ảnh của người này đến người khác. Và như vậy bạn sẽ không còn thời gian để làm việc.
14. Nguyên tắc quan trọng trong quản lí thời gian :
http://www.youtube.com/watch?v=MG8BdsXi_88
Dành đủ thời gian cho những điều quan trọng mà bạn chắn chắn rằng mình phải đạt được. Một người sống có kế hoạch có thể là một người bận rộn nhưng không bao giờ là một người quay mòng mòng với núi công việc và luôn chép miệng: "Ôi, tôi không có thời gian".
- Tổng hợp -
Comments[ 0 ]
Đăng nhận xét